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Sabemos da necessidade das empresas contratarem uma assessoria contábil para proceder com a escrituração de suas operações. De forma geral, as instituições pensam que esta obrigação visa somente atender a uma legislação comercial.

Há falta de esclarecimento, até mesmo em parte por responsabilidade dos profissionais contábeis, da importância de se manter a escrituração comercial da instituição em ordem, atualizada e que demonstre a sua real situação econômica e financeira.

Os relatórios e registros oriundos dessa escrituração são de suma importância para diversos fins, que vamos apreciar nessa matéria.

Citamos alguns exemplos de situações que podem gerar transtornos fiscais, comercias e de credibilidade para as instituições, agrupadas por agente atuante em cada uma delas:

1 - Receita Federal, Prefeitura Municipal, Governo Estadual, Previdência Social e Ministério do Trabalho

1.1 – Autuações fiscais, trabalhistas e previdenciárias
Primeiramente, temos os órgãos fiscalizadores de todas as esferas de governo. Uma contabilidade não revestida de formalidade completa, ou seja, que não tenha documentação que comprove todas as operações registradas, que não tenha um plano de contas adequado às operações que a empresa pratica, pode levar o agente fiscalizador a gerar autuações severas.
Os registros inadequados, por falta de informação ou interpretação equivocada, podem resultar em um balanço patrimonial que evidencie falta de controle, não apuração correta dos impostos devidos, pagamentos sem a devida comprovação documental que, dependendo do regime de tributação a que a instituição estiver obrigada, pode resultar em arbitramento do lucro e reapuração dos impostos com multas e juros.
Isso também pode levar a distorção dos resultados apurados, lucro ou prejuízo, comprometendo a análise real de suas operações.
O não cumprimento de obrigações acessórias, mais especialmente a emissão de notas fiscais dos serviços prestados ou das vendas efetuadas, caracterizam omissão de receitas e sonegação de impostos, também tendo como consequência a autuação por parte do fisco.

1.2 – Perda de isenção da cota patronal
Uma instituição sem fins lucrativos que goze da isenção da cota patronal, cujas demonstrações contábeis não estejam de acordo com a norma ITG 2002, do Conselho Federal de Contabilidade, pode perder a referida isenção ao ter o seu Certificado de Entidade Beneficente e de Assistência Social cancelado pelo Ministério da Educação.

1.3 – Tributação da distribuição de lucros
Uma instituição que distribua lucros, que pela legislação vigente é isenta de retenção de imposto de renda na fonte, poderá ter, na figura dos sócios beneficiários destes rendimentos, a tributação deste imposto se a escrituração contábil não provar, de forma cabal, que este resultado positivo, base para distribuição, tenha sido apurado em conformidade com a legislação.

1.4 - Divergência entre dados de obrigações acessórias enviadas aos órgãos fiscalizadores
Com o avanço da tecnologia, hoje representada principalmente pela implementação gradativa do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, a estrutura fiscalizadora do governo está abrangendo quase a totalidade das operações que as empresas efetuam.

Os contadores são obrigados a elaborar e transmitir ao governo, diversas declarações que alimentam seus sistemas e permitem cruzamentos de informações que facilitam a fiscalização das empresas.

Todos os entes federativos têm acesso às informações entre si, o que facilita ainda mais a verificação de regularidade das instituições.

Com as informações que o governo recebe periodicamente, de forma mensal ou anual, ou mesmo as que ele tem acesso de outros entes, é possível efetuar alguns cruzamentos, a saber:

- contas correntes abertas nos bancos x contas correntes constantes no balanço patrimonial
- valor de faturamento conforme notas fiscais eletrônicas x faturamento na contabilidade
- valores recebidos via operadoras de cartões de crédito x faturamento conforme notas fiscais
- salários da folha de pagamento (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP) x Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - DIRF x Declaração Imposto de Renda dos empregados
- aluguéis pagos a terceiros x Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - DIRF x Declaração das Informações sobre Atividades Imobiliárias
- Gestão Dinâmica de Administração Escolar - GDAE x alunos com notas fiscais emitidas
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF x Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - DIRF x Documento de Arrecadação de Receitas Federais – DARF

2 – Mercado Financeiro

2.1 – Dificuldade ou não renovação de linhas de créditos bancárias
Também temos a utilização das demonstrações contábeis para fins de obtenção ou renovação de crédito junto às instituições financeiras. Uma contabilidade produzida sem a técnica correta e sem observância à legislação poderá gerar obstáculos no fluxo de caixa da instituição na hipótese de as instituições financeiras não aprovarem as linhas de crédito de que ela necessita.

3 - Investidores/Sócios

3.1 – Impossibilidade de avaliação do valor da empresa
Outra finalidade importantíssima da contabilidade é a sua utilização como base para a avaliação da instituição, para fins de venda de suas cotas/ações ou mesmo dissolução total ou parcial da mesma.
As receitas e despesas classificadas e valoradas de forma incorreta, prejudicam a análise de rentabilidade operacional, podendo levar os sócios a tomarem decisões equivocadas no seu gerenciamento.

4 – Mercado Segurador

4.1 – Patrimônio da empresa
Outra utilização das demonstrações contábeis é para validação e/ou comparação dos itens propostos para avaliação e fechamento de contrato de seguros, com valores condizentes entre si.

5 – Auditoria

5.1 – Base para emissão de parecer
Por previsão legal, opção dos sócios ou decisão estratégica, a instituição pode ter suas demonstrações contábeis submetidas à avaliação de auditores independentes, para que estes possam emitir opinião sobre as mesmas. Mais uma vez, uma contabilidade não elaborada em observância à legislação e normas vigentes, bem como, sem respaldo em documentação e controles internos, podem levar a emissão desse parecer com apontamento de sua não adequação.

O parecer dos auditores independentes é um dos instrumentos de maior credibilidade no mercado, que permite à terceiros, que não participam da gestão da instituição, confiar na situação econômica e financeira apresentada nas demonstrações contábeis.

6 – Outros Agentes

Citamos, até este momento, os principais interessados na leitura das informações constantes na contabilidade das empresas em geral, nas quais se enquadram as instituições de ensino.

Mas há muito mais setores interessados ou obrigados a verificarem os dados contábeis, dependendo do ramo de atividade da instituição.

É o caso da SUSEP – Superintendência de Seguros Privados, que fiscaliza o mercado segurador, o BACEN – Banco Central do Brasil, responsável pelas normas e fiscalização das instituições financeiras, a CVM – Comissão de Valores Mobiliários, que estabelece as normas aplicáveis às instituições que negociam suas ações na Bolsa de Valores, e assim por diante.

Vimos, então, quantos órgãos ou instituições avaliam ou utilizam as informações das demonstrações contábeis das empresas.

Desta forma, para que seu contador possa fornecer à sua instituição essas demonstrações corretas é importante que haja uma parceria bem alinhada, com fornecimento de documentos e informações, que permitam ao profissional contábil entender, interpretar e registrar as respectivas operações mercantis.
O contador, hoje, deve ter ciência até do planejamento estratégico da instituição, permitindo que ele avalie os impactos futuros que possam ter reflexo nas demonstrações contábeis. Ele deve ter ciência, por exemplo, do plano de expansão das atividades, como abertura de filiais, investimentos em novos nichos de mercado, readequação de estrutura, abertura de capitais, parceria de negócios com empresas afins e muito mais.

É necessário que ele entenda e tenha acesso a controles internos que lhe permitam validar os saldos apontados na contabilidade, em todos os grupos de contas, como a adequação dos saldos dos ativos, dentre eles as disponibilidades financeiras, valores de créditos a receber, estoques disponíveis à comercialização, créditos tributários a recuperar, bens utilizados para a geração de receitas, depreciação desses bens, estabelecendo o período real de utilização para sua definição.

Quanto às obrigações que a instituição tenha com terceiros, é imprescindível a correta mensuração, clareza na classificação dos períodos de vencimento, provisões necessárias a apresentar o grau de endividamento real e assim por diante.

Ainda dentro das demonstrações contábeis, temos o grupo do patrimônio líquido, contendo contas importantes, tais como a do capital social, reservas constituídas que podem ser utilizadas futuramente, por decisão legal ou estatutária e, por fim, os resultados apurados, lucros ou prejuízos, afetando a posição final desse grupo que representa, em uma leitura simplificada, a situação patrimonial da instituição relacionada diretamente aos sócios ou cotistas.

A contabilidade é uma ciência e como tal tem que estar fundamentada pelos princípios, critérios e normas que a regem para atingir seu objetivo principal, ou seja, apresentar a correta situação patrimonial na data de seu levantamento. Isso, por si só, já atenderá as necessidades de todos estes entes citados que a utilizam para alguma finalidade.

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